Um modelo de governança inovador quando se trata de instituições do Sistema S, que garante mais eficiência, controle e transparência na aplicação dos recursos da entidade. Assim são as diretrizes e ferramentas de gestão implantadas nos últimos anos pelo Sistema Federação das Indústrias do Paraná, que passou a adotar algumas das melhores práticas do mercado nessa área. O processo de criação desse modelo e os resultados alcançados pela organização foram apresentados no 4º Seminário de Finanças e Governança Corporativa.
Realizado pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa (IBGC) e pelo Instituto Brasileiro de Executivos de Finanças (IBEF), nesta terça-feira (19), em Curitiba, o objetivo do evento era apresentar o que há de mais qualificado em conteúdo sobre boas práticas de governança corporativa e finanças. A apresentação sobre o Sistema Fiep foi feita no primeiro painel do seminário, pelo presidente Edson Campagnolo e pelo superintendente corporativo da entidade, Irineu Roveda Júnior.
“Depois de um bom diálogo e percebendo as oportunidades de mercado, decidimos implantar boas práticas de governança corporativa no Sistema Fiep”, afirma Campagnolo. “Não fizemos isso a duas ou a quatro mãos, fizemos a muitas mãos. Cada presidente que por aqui passou deixou o seu legado e fez a sua parte. Mas coube a nós, de 2011 para cá, fazer os ajustes, colocar o Sistema Fiep em cima do trilho e possibilitar que essa transformação acontecesse”, completa.
Roveda acrescenta que um dos grandes desafios desse processo se deveu às peculiaridades da entidade. Como parte do chamado Sistema S, grupo de instituições que têm boa parte de suas receitas proveniente de contribuições sociais das empresas das categorias econômicas que representam – e que, por isso, são fiscalizadas por órgãos de controle como o Tribunal de Contas da União (TCU) – não havia um modelo de governança consolidado no mercado. “Tivemos que fazer diferente, mas sempre baseados naquilo que a gente aprende de boas práticas de governança corporativa”, explica. A criação desse modelo foi, inclusive, elogiada por diretores do IBGC.
Jornada digital
Um dos primeiros passos para o início desse processo foi o investimento pesado em ferramentas digitais de gestão, como a aquisição de um ERP (Enterprise Resource Planning, ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial). O software, fornecido pela Microsoft após a abertura de um edital de concorrência, foi implantado em 2012, marcando o início da transformação do Sistema Fiep. “Tivemos uma jornada digital muito intensa. E a organização como um todo muda quando acontecem essas implantações tecnológicas”, afirma o superintendente corporativo.
Em janeiro de 2019, o Sistema Fiep evoluiu ainda mais nesse processo, com a implantação do ERP 365, a nova versão da ferramenta. “Hoje, somos o maior projeto Microsoft da América Latina em operação. Todo o nosso ERP 365 está em nuvem e isso certamente mudou a forma de ver a corporação”, explica Roveda. Segundo ele, os novos softwares ajudaram a otimizar a gestão da entidade, fazendo com que os gestores ganhassem tempo com os processos administrativos e passassem a focar mais na atuação da instituição.
Modelo de governança
Mas nenhuma ferramenta traria resultado se não houvesse uma mudança de cultura no Sistema Fiep. “A jornada digital é apenas um apoio, uma sustentação que permite com que você desenvolva situações melhores. Mas sem os princípios de governança, sem as boas práticas, não é possível evoluir”, diz o superintendente.
Acompanhando essa jornada digital foi feita, então, uma remodelação completa na estrutura de governança da entidade, que passou a ter claramente duas instâncias: uma estratégica, que aponta as linhas de ação a serem seguidas, e uma operacional, que coloca em prática as decisões tomadas. “Essa forma de governança é inovadora (no Sistema S) e não vai ser vista de maneira muito clara em outras Federações. Na parte superior, todos os stakeholders que trabalham a estratégia, na formação do caminho que o Sistema Fiep deve seguir. Na parte de baixo, a operação, que faz com que aquela estratégia funcione”, afirma Roveda.
Essa construção foi guiada por quatro norteadores: definir e gerenciar a prestação de contas e a responsabilidade das decisões; decidir o que é um risco aceitável; alinhamento estratégico; e prover informações seguras para uma gestão adequada. “Para nós, governança é confiança, processos, consciência, engajamento, transparência, respeito, relacionamento, inclusão. São princípios que a gente leva sempre muito a sério, trouxemos isso de uma maneira muito forte para o Sistema Fiep, o que originou o nosso modelo de governança”, explica o superintendente.
Outra medida, consolidada ao longo dos últimos anos, foi a integração da gestão das diferentes instituições que compõe o Sistema Fiep – Fiep, Sesi, Senai e IEL. Até então, cada uma delas possuía uma estrutura própria de gestão, e existia ainda uma diretoria corporativa. “Hoje, são apenas duas: uma diretoria de negócios e uma diretoria corporativa, fazendo com que tenhamos uma organização única”, explica o superintendente.
Conselho e comitês
Outra inovação implantada pelo Sistema Fiep em sua governança foi a criação do Conselho de Apoio à Decisão Estratégica (CADE). Formado pelo presidente e superintendentes, com apoio da gerência executiva jurídica e da chefia de gabinete, o CADE se reúne periodicamente para tratar assuntos estratégicos da entidade. “Ele tem algumas funções similares ao conselho de administração de uma empresa, porém não decide. Quem decide é o presidente, o CADE simplesmente suporta a decisão e dá as informações necessárias para que isso aconteça”, diz Roveda.
Além disso, para apoiar a atuação do CADE e a tomada de decisões, o Sistema Fiep implantou Comitês de Governança. “Eles são formados por gestores e colaboradores de diferentes áreas, responsáveis por entender se o plano estratégico formado pela instância superior está sendo obedecido pela parte operacional”, explica. Atualmente, são seis comitês, voltados para as áreas de capital humano, riscos e compliance, tecnologia da informação e serviços corporativos, planejamento e estratégias, marketing e vendas, finanças e resultados. Além disso, existe um comitê de crise e um comitê de ética. Até hoje, os comitês já realizaram 82 reuniões, com mais de 30 temas sendo debatidos e levados para decisão.
A estratégia de envolver todos colaboradores nessa nova realidade também passou pela criação de alguns portais, acessados pela intranet do Sistema Fiep. O Portal de Governança apresenta a estrutura de governança, os documentos que regulamentam a organização e o seu funcionamento. Já o Portal de Projetos serve como mecanismo de planejamento e acompanhamento das ações, visando dar transparência à gestão dos projetos da entidade. Por fim, o Portal de Processos organiza o fluxo e a formalização das diretrizes e políticas da instituição, onde estão presentes todos os documentos que norteiam a execução das atividades.
Fiscalização e transparência
Toda a estrutura de governança corporativa do Sistema Fiep contempla, também, as instâncias de fiscalização dos recursos da entidade. “São mais de dez instâncias que fiscalizam o nosso dinheiro. Então, a melhor forma de você ser fiscalizado é sendo o mais transparente possível. Temos todos os nossos números em nuvem e temos um site de transparência onde qualquer pessoa pode entrar e encontrar todas as informações a respeito do Sistema Fiep”, afirma Roveda.
E para minimizar as chances de eventuais desvios na aplicação de seus recursos, o Sistema Fiep também foi um dos pioneiros entre as entidades do Sistema S a criar um Programa de Integridade. Esse programa é baseado em quatro pilares: comprometimento da alta administração; compromisso com a ética e a transparência; gestão de riscos e controles internos; e treinamento, monitoramento e remediação. Um marco nesse processo foi a criação, em fevereiro de 2017, da Gerência Executiva Jurídica, Riscos e Compliance.